Franchement, qui aime aller faire les courses ? On y va souvent en trainant les pieds, on passe des heures à chercher la bonne référence et on sait rarement si la liste est complète ou s’il ne va pas falloir y retourner le lendemain pour « article hyper urgent oublié !!! ».
Ne vous est il jamais arrivé de faire le même constat dans vos équipes ou sur vos projets ? Moi, oui.
La liste de courses est un atelier participatif pendant lequel nous allons essayer de recréer ces ressentis, les expliquer et rechercher des moyens pour accroître engagement, responsabilisation et autonomie.
Préparation
1. Demandez aux participants de composer des binômes. Si nombre impair : former un trouple.
« On ne va pas s’interdire les plans à trois » – Marlène Schiappa (Grand prix humour politique 2021)
2. Décrivez les rôles :
• Scribe : personne qui élaborera la liste de courses
• Acheteur : personne responsable de la partie achat à partir de la liste de courses
3. Présentez le matériel :
• Un paquet de cartes pour les produits à acheter
• Des post-it pour lister les courses
Storytelling
C’est vendredi soir, vous êtes déjà à la maison et vous avez des achats à faire en urgence. Votre conjoint(e) est encore au bureau…
Vous avez 7 minutes avant qu’il/elle rentre pour lui envoyer la liste des courses.
Un joueur sera le scribe et l’autre acheteur. Ils ont pour mission de collaborer afin de faire des courses.
Chaque itération a le même déroulé et décrit un objectif à remplir.
Itération 1 : 7 minutes + 5 minutes de rétro
Séparez les scribes des acheteurs, de préférence dos à dos.
Donnez aux scribes la consigne suivante :
Pendant que les scribes élaborent leurs listes de courses, distribuez aux acheteurs les cartes produits.
Mettez-les en condition : « Vous sortez d’une journée de travail harassante. Votre conjoint vous envoie des textos pour vous demander de passer faire des courses… »
Les scribes :
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- Elaborez votre liste de courses
- Envoyez des messages pour que les courses soient réalisées aujourd’hui
Les acheteurs :
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- Prenez connaissance des cartes produits
- Dès que vous recevez un message, ne tardez pas, allez faire vos achats en magasin !
- Choisissez les produits nécessaires et revenez vers le scribe lorsque les courses sont terminées
Il ne doit pas y avoir de contact oral entre acheteur et scribe. Si des questions se posent, elles doivent être formulées à l’écrit sur des post-it (texto).
Débrief
Une fois les 7 minutes écoulées, prenez 5 minutes pour laisser les différentes personnes exprimer à l’oral les ressentis et les contraintes qu’elles ont vécu.
Conseils animateur : certains produits de la liste ne sont pas disponibles dans les cartes. Essayez de voir si certaines personnes les ont mises dans leur liste.
Ensuite, essayez de capter le ressenti des acheteurs dans ces cas-là.
Vous pouvez vous appuyer sur la méthode de CNV (communication non violente) pour que les personnes puissent séparer, dans leurs explications, les faits des ressentis.
Itération 2 : 7 minutes + 5 minutes de rétro
Conseils animateur : pendant la rétro, observez si les scribes ne sont pas tombés dans le piège de mettre le détail des recettes sans y apporter la vision du besoin. Soulignez que l’important est plus dans le texte qui précède les recettes que dans le détail de celle-ci. Pour illustrer cet exemple, vous pouvez vous appuyer sur l’existence d’une tarte au citron toute prête. Un parallèle peut être fait avec l’usage de progiciel qui pourrait, dans certains cas, déjà répondre aux besoins du client.
IItération 3 : 5 minutes de rétro
Dans cette itération, il n’y a plus de nécessité de séparer scribes et acheteurs, ni-même d’utiliser les cartes et post-it.
Conseils animateur : initiez les personnes vers la nécessité de parfois intégrer une ouverture dans leur recueil de besoin.
Exemple : « Voici la liste de courses pour différents repas de la semaine, si tu as d’autres idées n’hésites pas.«
Conclusion
À travers cet atelier, vous allez pouvoir, comme avec l’atelier « La prairie agile », pointer du doigt le risque de se concentrer sur les détails au dépend de la vision et du besoin.
Cet atelier apporte un éclairage :
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- Sur les comportements des responsables produits (scribes) qui prennent le risque de tomber dans la facilité en se focalisation dans le détail
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- Sur le comportement des équipes (acheteurs) qui peuvent demander toujours plus de détails alors que leur réel besoin se trouve généralement dans une meilleure compréhension du besoin.
Bon jeu !
